Időrablók a munkahelyen
2019. 01. 01.Humoros kör e-mailek, internetes társkeresés, hosszúra nyúlt ebédidő, technikai akadályoztatás és emberi konfliktusok. Ez csupán néhány tényező, amely könnyen szétforgácsolja a munkaidőt. A "munkahelyi időrablás" néhány jellegzetes formájáról Pintér Zoltán trénert kérdeztük. Pintér Zoltán, a TMI Hungary trénere szerint a rosszul megszervezett meetingeknek, értekezleteknek nagy szerepe van a munkahelyi "időrablásban." Az értekezletek egyik jellegzetes hibaforrása: sokszor rosszul szervezett a résztvevők köre. Nem a megfelelő emberek vesznek részt a megbeszéléseken, akik az így kieső időt hatékony munkára is fordíthatnák.
A saját munkához szükséges koncentrációt gyakran megnehezíthetik a folyamatos reaktív együttműködés -a kollégák, a társosztályok, az ügyfél igényeire adott azonnali válaszreakciók.
A telefonok bonyolítása, e-mailek gyors megválaszolása nem csak a munkavégzésből zökkenti ki az embereket: a folyamatos kommunikáció gyakran komoly stresszel jár. Az időgazdálkodási filozófiai egyik alapja: meg kell tanulni a fontossági sorrendet. Ideális megoldás az összetettebb, sürgős feladatoktól az egyszerűbb, szintén sürgős feladatok megoldása felé haladni.
Az irodai környezet előnytelen kialakítása, a kollégák ténykedése, telefonos megbeszélései szintén elvonhatják a dolgozók figyelmét.
Az adminisztráció is nehezíti a munkát
Gyakran a cég akadozó kommunikációs rendszere, a társosztályokkal történő nem megfelelő együttműködés von el értékes munkaidőt. A rosszul megszervezett adminisztráció is nagyban hozzájárul a munkaidő szétforgácsolásához.
Kisebb vállalatoknál a berendezések meghibásodása, a pénz hiányában nem megfelelő minőségű számítógép, nyomtató, és technikai eszközök áshatják alá a dolgozók időbeosztását.
A rossz és a túl jó munkahelyi légkör sem üdvös
A vezetőknek a munkahelyi csapat építése is komoly fejtörést okozhat. A személyes konfliktusok, súrlódások könnyen alááshatják a közös munka sikerét, lophatják az együtt dolgozók idejét. A csapatépítő tréningek szervezése épp a munkahelyi konfliktusok enyhítését, felszámolását szolgálják. Ám a jól sikerült csapatépítési tréninggel gyakran túllőnek a célon: az összekovácsolódott társaság tagjai sokszor annyira megszeretik egymást, hogy a közös munkahelyi beszélgetések is a munkaidőt rövidítik le.
Munkahelyi románc, informális e-mailek
A kollégák között szövődő szerelmek megítélése cégkultúra-függő. Egyes cégeknél szemet hunynak felette. Máshol azonban rossz szemmel nézik a románcot. A munkáltatók ugyanis tartanak tőle: így kevesebb idő jut majd a munkára. Az informális e-mailek, humoros irodai körlevelek vagy szexuális tartalmak küldése, ezek megválaszolása szintén gyakori időrabló. Sokan társkereső oldalakon barangolva enyhítik a munka kínjait. Az egyre szélesebb körben elterjedtebbé vált internetes kapcsolati háló- az iwiw-is nagy számban csábítja a munkavállalókat.
Hosszú ebédszünettel a hatékonyság ellen
A hosszúra nyújtott cigaretta-és ebédszünetek sem kedveznek a hatékony időbeosztásnak. A jelenség megítélése itt is cégkultúra-függő. Számos francia vállalatnál bevett gyakorlat a másfél órás ebédszünet.
Az alkalmatlan vezetők miatt szintén értékes munkaidő veszhet kárba. A túlzásba vitt kontrollt alkalmazó, a dolgozók minden egyes rezdüléséről tudni akaró főnök gyakran hátráltathatja a beosztottak munkáját. Ezzel szemben a jó vezető ismérve: több hetes távolléte alatt sem omlik össze a rendszer, hanem minden halad a maga útján.
A leggyakrabban előforduló munkahelyi időrablók:
- Rosszul szervezett értekezlet
- A kollégák jelenléte
- Folyamatos kommunikáció a környezettel
- Rosszul kialakított irodák
- Szervezetlen adminisztráció
- Technikai hibák, akadályok
- Rossz munkahelyi légkör
- Túl jó munkahelyi csapat
- Románc a munkahelyen
- Informális e-mailezés
- Hosszú ebéd- és cigarettaszünetek
- Alkalmatlan vezetők